Presentar ofertas - Presentar Oferta

El SECOP II lo lleva al área de trabajo del Proceso de Contratación. Desde aquí puede enviar su oferta. El cronómetro le indica cuánto tiempo tiene para enviar la oferta. No podrá enviarla cuando el cronómetro llegue a cero.
Para crear una oferta haga clic en “Crear oferta”. Asegúrese que está utilizando la cuenta del Proveedor correcto, recuerde que en caso de proponente plural la oferta no será tenida en cuenta por la Entidad Estatal si la presenta desde la cuenta de uno de los integrantes.

En información general ingrese el nombre de su oferta.

Tenga en cuenta, si el Proceso tiene lotes (categorías, segmentos) se habilitará una sección para que seleccione el lote al cual usted va a presentar su oferta. Puede seleccionar uno o varios lotes. 

En la sección cuestionario puede consultar toda la información que la Entidad Estatal requiere. Los documentos solicitados quedan marcados con signo de admiración en amarillo y debe ingresarlos en la sección “Documentos”.  

En la pregunta de lista de precios del cuestionario, la Entidad Estatal le indica cómo debe presentar su oferta económica por ejemplo (si tiene o no incluido IVA). Revise con cuidado esta información.
Para incluir la oferta económica, ingrese en el campo “precio unitario” el valor que va a ofrecer a la Entidad Estatal. SECOP II, genera el valor total de su oferta, este  será el precio unitario que ofrezca por las cantidades requeridas por la Entidad Estatal. Tenga en cuenta que la Entidad pudo haber solicitado información adicional dentro de la oferta económica, por lo que debe validar si es preciso anexar un formato adicional.
En caso de que la entidad solicite un anexo de oferta económica, usted debe diligenciarlo teniendo en cuenta las especificaciones de la misma. No olvide diligenciar la información solicitada dentro de la pregunta de oferta económica, ya que este precio es contabilizado por el SECOP II en el total de la oferta y determina el valor a adjudicar en el Proceso de Contratación. Tenga en cuenta que la información relacionada en el anexo y en la pregunta de lista de precios del SECOP II debe coincidir.
En caso de que exista alguna diferencia entre los documentos anexos de la oferta y el valor indicado en los formularios del SECOP II, la Entidad Estatal para le evaluación y selección debe tener en cuenta el valor indicado en la plataforma y no en el documento adjunto. 

NOTA: Si la Entidad configuro más de 20 artículos en la sección de oferta económica, usted puede descargar la plantilla de Excel con esa información para relacionar esta información de forma masiva.  Para ello, haga clic en “Opciones”, seleccione “Exportar desde Excel”, SECOP II descarga a su computador la plantilla de lista de precios.
Use la plantilla para diligenciar la información de los bienes o servicios que va a ofertar a la Entidad. Tenga en cuenta que el campo “Nivel” debe permanecer en cero y que no debe modificar la plantilla del Excel incluyendo columnas o fórmulas. Guarde el formato en su computador y nuevamente desde la pregunta lista de precios haga clic en “Opciones”, y elija “Importar Excel”. Busque la plantilla en su computador, haga clic en “Anexar” y por último en “Cerrar”. SECOP II carga al formulario de oferta  la información de cada bien o servicio incluido en la plantilla.

a. Presentar ofertas para Procesos de Contratación con lotes: 
Si el Proceso tiene lotes, conteste las preguntas que estén marcadas con el nombre del lote al cual va a participar y las que estén marcadas como “Todos los lotes”. Así como la pregunta de “Lista de precios” del lote correspondiente.

b. Ofertas para Procesos de Contratación con varios sobres
En los Procesos de Contratación con más de un sobre, como los Concursos de Méritos, Selección Abreviada Subasta Inversa, etc. Usted debe ingresar la información correspondiente a cada sobre (habilitante, técnico y económico) de forma separada. Para ello haga clic en “Editar” e ingrese la información del sobre correspondiente.

Cuando termine de ingresar la información requerida en el primer sobre, seleccione de la lista desplegable el siguiente sobre para conocer y diligenciar la información requerida por la Entidad Estatal para cada uno de los sobres.

Finalmente, para anexar los documentos solicitados por la Entidad Estatal. Vaya a la sección documentos y haga clic en “Anexar documentos”.

En la ventana emergente, haga clic en “Buscar Documentos”.  Ubique el documento en su computador y selecciónelo. SECOP II le permite cargar todo tipo de documentos excepto ejecutables (formato .exe).

Luego haga clic en “Anexar” y “Cerrar”. Cuando termine de adjuntar los documentos haga clic en “Validar y actualizar”. para guardar su oferta. Puede usar esta opción en cualquier momento del diligenciamiento de su oferta para guardar los cambios y continuar editándola posteriormente.

c. Verificar adendas al pliego de condiciones:
Es muy importante que antes de enviar su oferta verifique si la Entidad Estatal ha hecho adendas al Proceso de Contratación. Las adendas aparecen en una nueva sección del formulario de la oferta llamada “Modificaciones”. El usuario puede consultar las adendas haciendo clic en “Detalles”. Además, el Proveedor recibe un correo electrónico con la notificación correspondiente. El SECOP II no le permite al Proveedor presentar la oferta hasta que haga clic en “Aplicar modificación”. Esto con el fin de asegurar que conoce los cambios hechos por la Entidad Estatal al Proceso.
Colombia Compra Eficiente recomienda al Proveedor verificar de manera recurrente si la Entidad Estatal realizó adendas.

Si usted ya envió su oferta y posteriormente la Entidad Estatal hace una adenda en la sección del cuestionario del pliego de condiciones, usted debe retirar la oferta anterior y presentar una nueva oferta aplicando los cambios incorporados por la Entidad. . Esto es para asegurar que usted leyó y comprendió los cambios incorporados por la Entidad Estatal al pliego de condiciones. Si usted no vuelve a presentar su oferta, la oferta anterior no será válida, es decir que no podrá ser adjudicada por la Entidad Estatal.
Para verificar adendas cuando ya ha enviado su oferta, debe ingresar a la sección “Notificaciones” del área de trabajo del Proceso.
Para modificar su oferta con base en la adenda y presentar una nueva oferta, siga los pasos indicados en la sección III. Modificar oferta de esta guía.

d. Enviar la oferta a la Entidad Estatal: 
Cuando termine de diligenciar su oferta, verifique que ha ingresado correctamente toda la información solicitada por la Entidad Estatal. Haga clic en “Finalizar oferta”. 

Luego haga clic en “Ir a presentar”.

Finalmente, verifique el valor total, acepte los términos y condiciones  y complete el envío de la oferta haciendo clic en “Confirmar”.

Verifique en el área de trabajo del Proceso que el estado de la oferta sea “Presentada”.